25 de abril de 2012

Planilha para organizar Fichas Clínicas de um cirurgião-dentista

** Atualização de urgência: Houveram colegas que fizeram o depósito na conta da www.amoreuniao.com.br, enviaram o email através do site do banco e esqueceram de informar seus próprios emails para que eu possa enviar a planilha! Aguardo contato! **

Olá Pessoal,

Já comentei muito neste blog sobre Software Odontológico gratuito ou não. Hoje vou apresentar algo diferente e que nunca tinha comentado tão abertamente. O fato é que nunca me adaptei a nenhum software, e por isto ao longo dos anos fui aperfeiçoando uma planilha que uso tanto para fazer a ficha cadastral dos clientes quanto para as fichas de Anamnese (básica e complexa), Plano de tratamento e Previsão de Custos (pode chamar de Orçamento se preferir), e ficha de Evolução. Tudo muito simples e automático. De quebra vou ensinar como organizar os arquivos e como fazer um backup automático na internet. Não deixe de continuar lendo!

Esta planilha foi feita no Microsoft Excel e somente neste programa terá funcionalidade plena. Ainda assim é possível usar de forma limitada no Numbers, Google Docs (Drive?)...

1) Receba a planilha conforme intruções próprias constantes na página Planilha para Cirurgiões-dentistas

2) Ao abrir a aparência será a seguinte:

Não fique intimidado caso não domine o Excel, nenhum conhecimento especial é necessário. A planilha foi feita para ser rápida e fácil de executar.

3) Comece lendo todo o conteúdo e verifique se está de acordo com o mesmo.

4) Note que existe uma Ficha Cadastral seguida de uma Anamnese básica. Note também que existem instruções à direita e outras perguntas abaixo da assinatura. Essas informações extras não serão impressas. Note também que a planilha possui pequenas abas, chamadas Anamnese, Anamnese aprofundada, PTPC, Tabela, Evolução. Clique nestas abas para conhecer as fichas correspondentes.

5) Volte à aba Anamnese. O primeiro item chama-se "Indicação", ali você pode anotar de onde veio o paciente ou quem o encaminhou ou ainda por que ele escolheu o seu consultório. Preencha este campo e, no teclado do seu computador, aperte a tecla TAB.

Perceba que ao clicar em TAB a célula seguinte já pode ser editada, no caso "E-mail", em que você anotaria o email do cliente/paciente. Siga apertando TAB e note quão rápido você consegue preencher todos os campos.


6) Ao chegar no item "Tem ou teve algum dos problemas a seguir" a ideia é pergunta ao paciente sobre cada item, e caso alguma resposta seja positiva, ou seja, caso o paciente tenha algum problema, você escreve SIM, caso contrário escreve NÃO. Note que ao escrever SIM, a letra muda para o vermelho e isso é intencional. Use o campo "Descrição" para anotar algo que seja pertinente a esses problemas e caso necessite de mais informação use a ficha Anamnese Aprofundada.


7) Imprima a folha e peça a assinatura do paciente no campo correspondente. Perceba que é uma autorização para o atendimento clínico. Use o verso desta folha impressa para fazer as anotações clínicas do paciente enquanto o examina. Manter arquivos físicos assinados pelo paciente é sempre importante.
Verso

8) Sobre a ficha "Anamnese Aprofundada": Esta ficha foi feita para ser impressa e escrita à mão para racionalizar o espaço, ela é preenchida enquanto a anamnese é realizada e nada impede que se escreve diretamente no computador.

9) Salvando a ficha:
- Volte ao nome do paciente, na ficha Anamnese. Selecione o nome e o copie clicando no teclado do computador "CTRL C" simultaneamente.
- Clique em "Arquivo" e depois em "Salvar Como"

- Em seguida escolha a pasta destino (falarei mais abaixo!) e clique no ícone para "Criar nova pasta", em seguida digite no teclado CTRL V, veja como fica:
- Você ainda pode adicionar a data em seguida do nome do paciente, ou pode dar o nome que quiser, esta é apenas uma forma que visa a organização e padronização.

10) Sobre a ficha Tabela:
- Por questões éticas não posso compartilhar minha tabela, por isso todos os valores estão em branco. Basta digitar o valor que já aparecerá o R$. Perceba que lá embaixo, no número 115 eu escrevi "EXEMPLO" e coloquei como valor R$1,00. Entenda o motivo em seguida.

11) Sobre a ficha PTPC:
- Esta ficha não é protegida para facilitar a edição. É nela que explico os passos do tratamento ao paciente e discrimino valores. Para facilitar, note que existe uma coluna chamada Ref. Ao digitar um número da Tabela a descrição e o valor aparecerão automaticamente, salvando tempo precioso. Assim, basta ter uma Tabela impressa em mãos e ir digitando os números. Caso queira mudar algum valor não tem problema, basta fazê-lo. Fiz uma calculadora à direita, ela faz a soma automaticamente e você coloca em quantas vezes quer dividir o tratamento, se for o caso. 
- A Ficha PTPC também pode ser impressa e ter a assinatura do paciente tomada.

12) Sobre a ficha Evolução:
- Esta ficha também não é protegida. É nela que anoto a evolução do tratamento bem como quaisquer outras observações pertinentes. Ela permite o visto do paciente ao longo do tratamento ou um visto final ao término ou interrupção do mesmo.

13) Sobre a organização das fichas em uma pasta:
- Crie uma pasta "Mãe", pode chamá-la de PACIENTES ou algo assim.
- Dentro da pasta Pacientes, crie uma pasta para cada letra, A, B, C, D ... Z.
- Coloque a inicial do nome do paciente dentro de cada letra. Isso parece bobo mas facilita muito quando se quer procurar uma pasta. Lembre-se que ao longo do tempo você terá centenas ou milhares de pastas.

14) Como fazer um Backup automático na internet usando o Dropbox:
- Dropbox é um programa gratuito que permite colocar uma pasta do seu computador na internet para você acessar onde estiver. Assim siga as instruções:
- Acesse o Dropbox no link: http://db.tt/CpzUUdO - É necessário baixar um programa e fazer cadastro. Tudo em inglês mas muito simples.
- Coloque a pasta "Pacientes" dentro da pasta Dropbox, que foi criada pelo programa dentro de "Meus Documentos".
- Pronto. Tudo o que salvar nesta pasta, ou seja, cada paciente que cadastrar terá uma ficha no seu computador e outra na internet.

É isso. É algo que depois que acostuma fica super automático e simples. E o principal, permite economizar tempo e facilita a organização e padronização. Espero que ajude muitas pessoas! Fico à disposição para qualquer comentário e ajuda, como sempre.
Forte abraço a todos!


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